「許可されていないファイル共有ツール」を従業員の約3割が使用（トレンドマイクロ）

トレンドマイクロは、「勤務先における業務ファイル共有実態調査」の結果を発表した。

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2013年9月17日（火） 18時05分

あなたは、現在の勤務先で、業務ファイルを社外とやりとりするため、会社が許可していない、もしくは許可しているかどうかわからないツールを使用していますか？また使用した経験がありますか？
あなたがお勤めになっている会社・組織では、業務ファイル（業務で利用するエクセルやパワーポイント、ワードなどのファイルなど）を社外とやりとりする場合、次のようなツールの使用が許可されていますか？それぞれのツール毎に、最もあてはまるものを1つずつお答えください
あなたは、会社・組織が指定している業務ファイルの共有ツールは、社外とファイル共有を行うツールとして十分だと考えていますか？そうではない場合、不十分と考える理由を全て選択してください

トレンドマイクロ株式会社は9月17日、「勤務先における業務ファイル共有実態調査」の結果を発表した。これは2013年8月、社外との業務ファイル共有を行う一般従業員309名および情報管理者309名を対象に、Webアンケートにより実施されたもの。調査結果によると、勤務先から明確に許可されていない（禁止されている、規定があるかどうか分からない）ファイル共有ツールの使用について、従業員の3割以上（33.3％）が「社外との業務ファイル共有のために許可されていないツールを利用した経験がある」と回答した。

さらに、勤務先で許可されているツールについては、従来型のメール（Webメール以外のメール）については約8割が「使用可否に関する規定がある」と回答した一方で、オンラインストレージについては、半数以上が勤務先において「規定がない」もしくは「規定があるかどうか分からない」としており、業務ファイル共有に関するルールの整備が求められているとしている。

オンラインストレージの業務利用を禁止している企業、または一定の条件付きで許可している企業の情報管理者は、従業員の勝手なオンラインストレージの業務利用について、「多くの従業員が使っていると思う（10.1％）」または「一部の従業員は使っていると思う（54.5％）」と回答しており、従業員の利用が進んでいると認識している管理者は6割以上にのぼっている。また、業務ファイルを共有する際に利用するツールを指定している情報管理者のうち59.5％が、現状指定しているツールについて、「ファイル共有ツールとしては不十分」と認識しており、その主な理由に「ファイルが外部に漏えいするリスクがある（30.4％）」「従業員の業務効率を下げている（20.3％）」などを挙げた。

《吉澤亨史（ Kouji Yoshizawa ）》